15-5 Reports in der Unternehmenskommunikation

Im Laufe unserer Zeit im Management verschiedener Unternehmen haben wir die Entwicklung der Anforderung an die Flexibilität von Mitarbeitern am eigenen Leibe miterlebt. Innovative Arbeitszeitmodelle, dezentrale und flache Hierarchien, dispersive Leistungsteams, die Installation von field und home offices etc., all diese Entwicklungen haben erheblich zum Erfolg der jeweilig durch uns geführten Unternehmen beigetragen – dies übrigens deshalb, weil sie die Effektivität und Innovationsbereitschaft innerhalb der gesamten Unternehmensorganisation in erheblichem Maße gesteigert haben. Tatsächlich – und das behaupte ich hiermit ausdrücklich – wäre der Fortbestand dieser Unternehmen ohne diese Form der Unternehmensentwicklung nicht möglich gewesen.  

Im Gegenzug haben wir erlebt, dass die Unternehmenskommunikation stetig schwieriger wurde. In den Mitarbeiterreviews wurde einheitlich die schlechte Kommunikation und damit Informationsweitergabe im Unternehmen bemängelt. Was früher im gemeinsamen Büro teils institutionalisiert und viel wichtiger auf kurzem Wege, informell zwischen den Mitarbeitern oder zwischen Mitarbeiter und  Unternehmensführung geklärt oder einfach nur an Information weitergegeben werden konnte, lief bei uns am Ende oft ins Leere.

Es bedurfte einer innovativen und intelligent konstruierten Kommunikationsplattform. Wir haben sehr lange an einer solchen Plattform gearbeitet und schließlich mit Hilfe der Ideen zahlreicher Kollegen eine Form der Unternehmenskommunikation entwickelt, die getragen hat und das Problem mangelnder Informationsweitergabe lösen konnte. In diesem Blog möchte ich Ihnen ein simples, aber nichts desto trotz leistungsfähiges Tool näher bringen, welches in der unternehmensweiten Einführung wenig Aufwand macht, dafür aber sehr gute Ergebnisse liefern kann: ich spreche von den 15-5 Reports (15/5) nach Yvon Chouinard, Gründer von Patagonia.Inc.

15/5 ist ein Bericht, den die Mitarbeiter einmal in der Woche an das Management absenden. Wie schon im Namen verankert, soll der Bericht in nur 15 Minuten zu schreiben und in 5 Minuten zu lesen sein. Inhalte des Berichtes sind die Folgenden:  

Was war geplant und was wurde aktuell erreicht in der Woche

Was ist in der nächsten Woche geplant und welche Hürden sind hier zu meistern

Vorschläge für die Weiterentwicklung/Veränderung der Geschäftsprozesse etc.

Wie wird die eigene Moral empfunden und auch die der Mitarbeiter in der direkten Umgebung

 

Einige Unternehmen, die die Methodik der 15/5-Reports eingeführt haben, nutzen das Tool in etwas erweiterter Form. Eine Spielart ist zum Beispiel, dass jeder 15/5-Report durch das zuständige Personal im Management beantwortet werden muss. Dies kostet allerdings einen nicht unwesentlichen zusätzlichen Betrag an Zeit. Deshalb rate ich davon ab, diese Form der Kommunikation im Unternehmen zu institutionalisieren. Es ist sicher oftmals sinnvoll und wichtig in einen sofortigen Dialog zwischen Management und Mitarbeiter einzutreten. Dies müssen die handelnden Akteure aber m.E. von Fall zu Fall selbst entscheiden und das Problem auf herkömmlichen Kommunikationspfaden lösen.  

Eine andere Form der Ergänzung ist es, alle Reports und ggf. zugehörige Antworten aus dem Management vollständig im Unternehmen zu veröffentlichen. Mit moderner IT-Infrastruktur und entsprechender Software lässt sich dies leicht realisieren. Moderne Unternehmen streben eine Demokratisierung von Informationen an. Jeder soll – so er das will – alles wissen können. Für diese Unternehmen ist die dargestellte Form der 15/5-Reports sinnvoll. Wer lieber gezielt Informationen weiterträgt, für den bietet sich eher das klassische 15/5 an. Hier kann selektiert werden, wer, was und wann wissen soll.

Die Firma Rex Software aus Australien beschreibt in ihrem Blog die eigenen Erfahrungen mit 15/5.  (http://www.rexsoftware.com/hacking-your-business-15-5-reports/). Diese will ich Ihnen nicht vorenthalten!

“The 15/5 experience at Rex. We implemented this as an experiment about six months ago.   The results have been outstanding. I love 15/5s. They give me a crystal clear view of what’s actually happening with the people in the business. As we’ve grown, its become more and more difficult to keep track of what everyone is working on, how they’re feeling, what I can do to help.

So far, the 15/5s have created some great ideas (which we’ve acted on), they’ve given me advance warning of roadblocks (which we’ve addressed where possible), but probably the biggest benefit is the morale indicator – staff are remarkably honest in giving their feedback about how they’re actually feeling in their job and otherwise – it’s a little like mind-reading.  This gives managers the power to improve. That’s powerful stuff: this type of insight is critical in making sure a business is cohesive and works at its best:  the happier people are – the better they feel about their work and environment and ultimately (selfishly) the better the work they do. 15/5s are a fantastic way of achieving this simply and easily – especially for managers in smaller companies that are normally still involved in an operational capacity.”

 

Bildquellenangabe: Thorben Wengert  / pixelio.de

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